Feeds:
เรื่อง
ความเห็น

Posts Tagged ‘ประสานงาน’

แนวทางการทำงานบอล

triamboy

 

หลังจากที่ข้าพเจ้าได้นำเสนอเรื่องราวงานบอลที่เกิดขึ้น  ผ่านการเรียบเรียงงานเขียนในอดีตของข้าพเจ้าเองในบทความเรื่อง  “ครั้ง 1 ของคน 1 คน กับอีกงาน 1 : ย้อยมอง “คุณค่า” ผ่านงานบอล”  เมื่อวันที่  19  มกราคมไปแล้วนั้น  ข้าพเจ้าได้พยายามทบทวนสิ่งอื่นที่เกิดขึ้นหลังจากเวลานั้น  แล้วได้พบว่า  หลังจากนั้นเป็นเวลา  2  เดือน ข้าพเจ้าได้มีโอกาสเขียนงานขึ้นมาอีกงานหนึ่งเพื่อส่งมองให้กับน้องๆ  ที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในรุ่นถัดมา  และใช้ประกอบการสัมมนาถ่ายทอดงานขององค์การบริหารสโทสรนิสิตจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยชุดใหม่อีกด้วย

 

บทความชิ้นนี้นำเสนอข้อสรุปเบื้องหลังของการวางแผนการทำงานบอลตามการรับรู้ของข้าพเจ้า  (ผู้เขียน)  เองในฐานะเป็นบุคคลคนหนึ่งที่เป็นเจ้าของงานบอลร่วมกับอีกหลายชีวิต  

 

ความมีดังนี้

 

 


  

 

แนวทางการทำงานบอล

 

การจัดโครงสร้างงานบอล


การจัดโครงสร้างการดำเนินงาน  และการจัดการประสานงานภายใน  ได้แก่ทีมงาน  มหา -วิทยาลัย  และสมาคมนิสิตเก่าฯ  รวมทั้งการจัดการประสานงานภายนอก  ได้แก่  ทีมงานธรรมศาสตร์  และสมาคมศิษย์เก่าธรรมศาสตร์  โดยทั่วไปแล้วเป็นการกำหนดหน้าที่  ภาระงาน  และขอบเขตความ รับผิดชอบของสมาชิกแต่ละคนภายในงานบอล  เพื่อให้สมาชิกแต่ละคนสามารถปฏิบัติงานได้ตรงตาม หน้่าที่ที่ได้รับมอบหมาย  การจัดโครงสร้างงานบอลที่เหมาะสมทำให้การดำเนินงานของงานบอลเป็น ไปตามแผนงานที่วางไว้อย่างมีประสิทธิภาพ  และบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ในที่สุด

 

ปัจจัยที่นำมาพิจารณาในการจัดโครงสร้างงานบอล

 

การจัดโครงสร้างงานบอลในแนวตั้ง

 

๑.)  เอกภาพของหัวหน้างาน (การบังคับบัญชา)  นั่นหมายถึง  หลักการที่กำหนดให้ผู้ใต้บังคับ บัญชามีผู้บังคับบัญชาในระดับเหนือตนเองขึ้นไปเพียงคนเดียว  (ในกรณีประธานคู่ก็เช่นกัน  ประธานคู่ มีคำสั่งงานเดียวกันเป็นข้อสรุป)  ที่จะมีอำนาจ  ในการสั่งงาน


๒.)  บทบาท  (หน้าที่)  อำนาจ  และความรับผิดชอบ  ทีมงานหลัก  (ผู้บริหาร)  จะเป็นผู้กำหนด ขอบเขตอำนาจ  หน้าที่  และความรับผิดชอบให้กับคนช่วยงาน  (ผู้ใต้บังคับบัญชา)


๓.)  ช่วงของการควบคุม  โดยกำหนดจำนวนทีมงานช่วยงาน  (ผู้ใต้บังคับบัญชา)  ที่หัวหน้า งาน  (ผู้จัดการ)  จะสามารถอำนวยการ  สั่งงาน  และดูแลควบคุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ


๔.)  อำนาจการตัดสินใจที่ศูนย์กลาง  และการกระจายอำนาจการตัดสินใจไปสู่ทีมงาน  (ผู้ใต้ บังคับบัญชา  รวมทั้งพนักงานระดับล่าง)  การดึงอำนาจการตัดสินใจไว้ที่ศูนย์กลางนั้น  หัวหน้างาน  หรือทีมหัวหน้างาน  (ผู้บริหาร)  จะมีอำนาจในการตัดสินใจปัญหาของงานบอล   รวมทั้งข้อสรุปสำคัญ  โดยไม่มอบอำนาจการตัดสินใจให้กับทีมช่วยงาน  (ผู้ใต้บังคับบัญชา)  ส่วนการกระจายอำนาจการ ตัดสินใจไปสู่ทีมงาน  (ผู้ใต้บังคับบัญชา  รวมทั้งพนักงานระดับล่าง)  นั้นเป็นการมอบอำนาจในการ ตัดสินใจปัญหาของงานบอลในบางเรื่องให้กับทีมงานสามารถตัดสินใจเองได้  การจัดโครงสร้าง งานบอลที่เหมาะสม  หัวหน้างาน  หรือทีมหัวหน้างาน  (ผู้บริหาร)  ต้องพิจารณาการดึงอำนาจ  และการกระจายอำนาจในการตัดสินใจไปสู่ระดับล่างอย่างเหมาะสม

 

การจัดโครงสร้างงานบอลในแนวนอน


๑.)  การแบ่งงานกันทำ  แบ่งความรับผิดชอบให้กับทีมงานในหน่วยงาน  ฝ่ายเดียวกัน อย่างเหมาะสม


๒.)  การจัดแผนกงาน  เป็นกระบวนการจัดกลุ่มงานที่ต้องทำร่วมกันเข้าไว้ในฝ่าย  หรือแผนก เดียวกัน  เพื่อให้งานบอลทำงานบรรลุเป้าหมายที่วางไว้อย่างดีที่สุด  โดยมีปัจจัยที่นำมาพิจารณาในการ จัดแผนกงาน  ดังนี้


              การแบ่งโดยพิจารณาหน้าที่ในงานบอล  อาทิ  ประสานงานกับสมาคม

              การแบ่งโดยพิจารณากิจกรรมของงานบอล  อาทิ  การแสดง  พาเหรด

              การแบ่งโดยพิจารณาที่ตั้งของคณะ  หน่วยงานในมหาวิทยาลัย

              การแบ่งโดยพิจารณาหน่วยงานที่ต้องประสานงาน  ติดต่อ

 

ขั้นตอนการจัดโครงสร้างงานบอล


ขั้นที่  ๑.)  การวิเคราะงานต่างๆ  ที่ต้องกระทำ  เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของงานบอล  ซึ่งจะนำมาใช้ในการกำหนดหน้าที่  ภาระงาน  และความรับผิดชอบ


ขั้นที่  ๒.)  การพิจารณาว่าใครจะเป็นผู้ที่ทำหน้าที่ดังกล่าว  ซึ่งจะนำมากำหนดตำแหน่งงาน


ขั้นที่  ๓.)  การจัดรวมงานเป็นกลุ่ม  เพื่อจะนำมากำหนดเป็นฝ่าย  แผนก


ขั้นที่  ๔.)  กำหนดวิธีการรายงานผลการปฏิบัติงาน  และการสั่งงาน  อาทิ  การจัดสายการสั่งงาน  (การบังคับบัญชา)  ภายในโครงสร้างงานบอล    การประชุมทีม  การประชุมใหญ่

 

การอำนวยการ

 

การอำนวยการนั้นเป็นกระบวนการที่ผู้นำ  หรือทีมของหัวหน้างาน  (ผู้จัดการ)  ใช้หน้าที่ที่ได้ รับอำนาจ  มอบหมาย  กอปรกับความสามารถของตนในการชักจูงให้ทีมงานปฏิบัติตามแนวทางการ ทำงานตามที่ได้วางแผนไว้  ให้ดำเนินไปในทิศทางที่เหมาะสม  และบรรลุเป้าหมายของงานบอล ในสุดท้าย  ผู้นำที่ประสบผลสำเร็จไม่ใช่มีความสามารถแค่เป็นคนจัดการที่ดี   แต่มากกว่านั้นต้องมี ความสามารถในการนำผู้ช่วยงาน  ผู้ร่วมทีม  (ผู้ใต้บังคับบัญชา)  ให้ปฏิบัติงานตามที่ตนต้องการ  และเป้าหมายของงานบอลได้ด้วย  โดยปกติแล้วการนำเป็นหน้าที่ที่สำคัญอย่างหนึ่งของกาสรจัดการ  คือ  การอำนวยการ  และการประสานความร่วมมือกับบุคคลต่างๆ  ที่เป็นสมาชิกของงานบอล  ซึ่งรวมถึงหน้าที่ต่างๆ  อาทิ  การจูงใจผู้ช่วยงาน  ทีมงาน  (ผู้ใต้บังคับบัญชา)  การออกคำสั่ง ปฏิบัติงานด้านต่างๆ  ให้บรรลุป้าหมาย  การกำหนดวิธีการติดต่อสื่อสารภายในงานบอลให้เกิด ประสิทธิภาพสูงสุด  รวมทั้งการแก้ไขปัญหาและข้อขัดแย้งต่างๆ  ที่เกิดขึ้นกับสมาชิกงานบอล  รวมทั้งงานบอลโดยรวม

 

การควบคุม

 

การควบคุมนั้นเป็นการติดตามผลการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้น  การเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงาน ที่เกิดขึ้นจริง  หรือที่ทำไป  กับเป้าหมายที่วางไว้  วิเคราะห์ความแตกต่างที่เกิดขึ้น  ถ้ามีปัญหาต้อง ค้นหาสาเหตุ  และหาวิธีการแก้ไขสำหรับการปฏิบัติงานต่อไป

 

ขั้นตอนการควบคุม  ทำได้ดังนี้


ขั้นที่  ๑.)  การวัดผลงานที่เกิดขึ้น

ขั้นที่  ๒.)  การเปรียบเทียบผลงานที่เกิดขึ้นกับเป้าหมาย  หรือมาตรฐานที่วางไว้

ขั้นที่  ๓.)  การหาวิธีแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น  ในกรณีผลงานที่ได้ต่ำกว่ามาตรฐาน  หรือเป้าหมายที่วางไว้

 

ที่บอกมาทั้งหมดนี้  โดยรวมแล้ว  ถึงแม้ว่างานบอลจะมีความพร้อมในด้านทุนทางการเงิน  ทุนทรัพยากรมนุษย์  ทุนวัฒนธรรมแล้ว  ถ้าหากการจัดการที่เหมาะสม  ผลที่ตามมาอาจทำให้การ ดำเนินงานประสบอุปสรรค  หรือความล้มเหลวได้  อันเนื่องมาจากผู้ปฏิบัติงานไม่สามารถเข้าใจ ระบบงาน  หรือไม่สามารถมองภาพรวมของการปฏิบัติงานได้  ทำให้การปฏิบัติงานไม่เป็นไปในทิศทาง เดียวกัน  เกิดความซ้ำซ้อน  หรือกระทั่งความขัดแย้งกัน  ทำให้ขาดประสิทธิภาพในการดำเนินงาน  และนำไปสู่ความล้มเหลวในที่สุด  การจัดการที่ดีจึงเป็นเครื่องมือของผู้นำที่จะสร้างความสอดคล้อง  สมดุล  และประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของงานบอลเพื่อบรรลุเป้าหมายสูงสุดที่ทุกคน ได้ร่วมกันวางไว้

 

เต้  นิติพัฒน์   ศิริพงศ์

12.49  นาฬิกา

10  มีนาคม  2551


 


 

ทักษะที่สำคัญ

 

บางคนอาจเคยมีประสบการณ์ ในการทำงานร่วมกับหัวหน้างานที่มีความสามารถ  หรือการทำงาน ร่วมกับหัวหน้างานที่ไม่สามารถจัดการให้การทำงานเป็นไปในทิศทางที่ต้องการได้  ความแตกต่างของ หัวหน้างานทั้งสองประเภทนี้อยู่ที่  ความสามารถ  และทักษะทางการจัดการของหัวหน้างานแต่ละคน  หัวหน้างานที่สามารถจัดการงานให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ  สัมฤทธิ์ผลตามเป้าหมายที่ตั้งไว้  จำเป็นต้องอาศัยทักษะการจัดการที่สำคัญ  อาทิ

 

ทักษะด้านเทคนิคการปฏิบัติงาน


เป็นทักษะที่ต้องใช้ความรู้  ความสามารถเฉพาะทางในการปฏิบัติงาน  โดยทักษะนี้เกิดจาก การเรียนรู้จากสถาบันการศึกษา  การฝึกอบรมวิธีการปฏิบััติงานจนเกิดความชำนาญ  การทำกิจกรรม  หัวหน้างานระดับต้นต้องมีทักษะด้านเทคนิควิธีปฏิบัติงาน  เพื่อที่จะสามารถให้คำแนะนำ  หรือหาวิธีแก้ไข ปัญหาในระดับปฏิบัติการได้  สามารถสอนงาน  พัฒนาทักษะด้านการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ให้กับผู้ช่วยงาน  หรือทีมงานได้

 

ทักษะด้านมนุษย์สัมพันธ์


เป็นความสามารถของหัวหน้างานที่จะมีปฏิสัมพันธ์กับบุคคลอื่นอย่างมีประสิทธิภาพ  ซึ่งจะส่งผล โดยตรงต่อการติดต่อประสานงาน  สร้างความรู้สึกผูกพัน  และความร่วมมือระหว่างสมาชิกภายใน   และภายนอกงานบอล  หัวหน้างานทุกระดับจำเป็นต้องมีทักษะด้านนี้  เพราะงานด้านการจัดการจะต้อง เกี่ยวข้องกับการติดต่อสื่อสารทั้งภายใน  และภายนอกงานบอลอยู่ตลอดเวลา

 

ทักษะด้านความคิดอ่าน


เป็นความสามารถในการวิเคราะห์  วินิจฉัยสถานการณ์  และคาดการณ์สถานการณ์ในอนาคตได้  รวมทั้งความสามารถในการคิดใหม่  หัวหน้างานต้องมีวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างมีระบบ  นำมา ประมวลผลเพื่อวิเคราะห์ปัญหา  หรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้นทั้งในปัจจุบัน  และอนาคต  ทำให้สามารถ ตัดสินใจแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว  ทันต่อเหตุการณ์  สามารถคาดคะเนผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้นได้  มองเห็น โอกาสใหม่ๆในการดำเนินงาน  มีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล  และชัดเจน  ซึ่งทักษะด้านนี้เป็นสิ่งจำเป็นของ หัวหน้างานทุกระดับ  โดยเฉพาะหัวหน้างานระดับสูง  งานบอลที่มีหัวหน้างานที่มีทักษะด้านการสร้าง ความคิดสูงจะสามารถนำงานบอลฝันฝ่าปัญหา  และอุปสรรคต่างๆให้ผ่านพ้นไปได้ดี

 

ทักษะด้่านการตัดสินใจ


เป็นความสามารถในการเข้าใจถึงสภาพ  และข้อจำกัดของปัญหา  สามารถกำหนดทางเลือก  และเลือกวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหา  ความสามารถในการตัดสินใจเป็นคุณสมบัติที่สำคัญอย่างยิ่งของ หัวหน้างาน  โดยทั่วไปแล้วการตัดสินใจประกอบด้วยขั้นตอน  ดังนี้

         การตระหนักถึงปัญหา  หรือโอกาสของงานบอล

         รวบรวมข้อมูลที่ต้องใช้ประกอบการตัดสินใจ

         กำหนดทางเลือกต่างๆในการแก้ไขปัญหา

         ประเมินผลลัพธ์ของทางเลือกแต่ละทาง

         ตัดสินใจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด

         นำผลการตัดสินใจไปปฏิบัติ

         ติดตาม  ประเมินผลที่เกิดขึ้น  และนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจครั้งต่อไป

 

ทักษะการบริหารเวลา


โดยเฉพาะการทำงานในงานบอล  ที่ต้องติดต่อประสานงานกับคนจำนวนมาก  การบริหารเวลาที่ ผิดพลาดจะทำให้เกิดต้นทุน  และการสูญเสีย  โดยเฉพาะการเสียเวลา  หัวหน้างานจึงต้องให้ความสำคัญ ต่อการบริหารเวลา  การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพสามารถทำได้โดยวิธีเหล่านี้  อาทิ

         ลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน  และงานเอกสารให้น้อยลง           หลีกเลี่ยงกาสรทำงานที่ซำ้ซ้อนกันให้มากที่สุด

         ลดการใช้โทรศัพท์  และการเดินทางที่ไม่จำเป็น

         วางแผน  และเตรียมการประชุมโดยใช้เวลาน้อยที่สุด  แต่ให้ข้อสรุป  และผลลัพธ์เดิม

         กระจาย  หรือมอบหมายงานให้ทีมงาน  ผู้ช่วยอย่างเหมาะสม

 

ที่กล่าวไปข้างต้นเป็นเพียงทักษะบางส่วน  ที่สำคัญ  สำหรับบางส่วนงาน  หรือทั้งหมดอาจจำเป็นต้องเพิ่ม ทักษะอื่น  ทั้งนี้แล้วแต่บริบทที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

 

 

เต้

7.48  นาฬิกา

15  มีนาคม  2551


 


  

 

Advertisements

Read Full Post »